多功能一体机是新型的集成化办公设备，它正在以完善的功能以及高性价比的优势等特点，迅速在办公领域普及。从另一角度讲，它也正在逐渐取代着单一功能的办公设备。那么在采购过程中，作为决策者应当怎样考虑和分析多功能一体机的整体成本优势呢？
   
   
    购置和使用成本
   
   
    降低成本是所有公司在竞争中成长壮大的法宝之一，很多公司除了在其他方面的成本控制外，还会加大投入对自己的办公设备进行更新，如何降低办公设备的购置和升级成本达到投入产出的最大化呢?
   
   
    多功能一体机与单一功能的设备相比，在价格上差距较大。有些多功能一体机的价格可能高出一台打印机很多，这当然很正常。不过已经有一些多功能一体机，除了功能追赶单一功能的设备外，在价格上也逐渐接近单一功能的设备。
   
   
    联想早在2001年底就推出了“用多功能一体机取代激光打印机”的发展策略，具备打印、复印和馈纸扫描的激光型LJ6012MFC，价格仅为3000多元，仅相当于一台市场主流的激光打印机价格，而如果购买一台打印机、一台复印机和一台扫描仪，总价格将是这台联想LJ6012MFC价格的2～4倍。因此，购置或升级多功能一体机，不仅有着购置整套单一功能办公设备所没有的价格优势，而且能提高公司的工作效率，更不会发生那种电脑系统更换或升级时可能带来的灾难性后果。
   
   
    此外，很重要的一点是，办公耗材费用对于企业来说是不可小视的，具体到办公设备上还会有所不同。如果公司里的业务量很大，那么办公设备的消耗将是一笔很大的开支，办公设备的多少、性能好坏以及操作方法是否得当都会对耗费成本的多少产生很大的影响。一直以来，节约就是许多公司里一个长久谈论的话题，很多时候耗费成本的节省，就是从办公设备的革新时开始的。
   
   
    目前几乎所有类型的多功能一体机，采用的都是普通的复印纸，打印一份传真的成本很低，而传统的热敏纸传真机纸张的耗费则比较大，这是十分明显的差异。
   
   
    空间成本
   
   
    大多数企业的办公室空间都不很宽敞，办公设备占用的空间越大也意味着付出越多的写字楼租金。在很多公司中，电话、传真机、打印机、复印机和扫描仪等单一办公设备就占用了不少本可节约的空间，而这些可以节约的空间又能够用来创造更多的价值。一面是占用空间消耗资源，另一面是节约空间创造价值，这种正负关系恰恰被很多公司在办公中所忽视。
   
   
    在单一办公设备称雄的年代，这些费用应该说都是合理的，但近两年多功能一体机的崛起却带来了办公空间问题的革命性改变。从体积上来说，复印机、打印机等单一办公设备的体积是一台多功能一体机的3～5倍，而且它们无法完全置于一个工作平台上运转，还需要专门的放置空间，这样才不至于对工作造成太大影响。多功能一体机的放置则容易很多，只需放在工作平台的一角就可以高效运转了，它所占的空间并不会对员工的工作有太多影响。如果公司每天每平方米的费用为1元，采用打印机、复印机、传真机和扫描仪等4台单一功能办公设备的话，需要占一些额外的空间。假设一台设备占地1平方米，那么这些设备所占的空间就为4平方米，这样一整套办公设备每天就要消耗4元，而且这些单一功能办公设备每多出一套，公司就要为它们多承担一倍的费用。如果采用多功能一体机来办公，由于它所占空间较少，不需专门的放置空间，因此上面的那些费用基本都可以省去，仅为1 元。
   
   
    管理成本
   
   
    企业为打印机、复印机等设备配置一个专人或者一个专门的部门管理的现象，比比皆是。人力资源是一个企业存在和发展的核心，以人为本是很多公司甚至是国际性大公司所尊崇的一个企业理念。但如何使公司内的人力资源得到合理高效的应用则是一门学问，在其中现有办公设备的多少、效率的高低都会对公司的人力成本付出造成一定程度的影响。
   
   
    在目前很多公司中，也包括一些设备比较先进、齐全的公司，电话、传真、打印机、复印机和扫描仪等单一功能的办公设备还有着广泛使用，尤其是一些大公司中，这些办公设备使用的数量还更多。由于这些单一功能的办公设备很多时候不在同一处，因此当公司员工在办公时，除了要“享受”它们的低效率外，还有可能引起办公过程的烦琐和紊乱。
   
   
    如果说一整套单一功能办公设备需要消耗一个人力的话，那么人力成本也会随单一功能办公设备的增加而成倍增高。而多数多功能一体机都能够完成类似于电话、传真、打印、复印和扫描等若干功能，有很强的网络扩展性，不仅提高了效率、节约了时间，还可以减少人力成本的投入。